Libri paga e matricola

Con il D.M. del 30 ottobre 2002, pubblicato sulla G.U. del 2 dicembre 2002, n. 282, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali fornisce le modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola mediante l'utilizzazione di fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica ovvero di supporti magnetici.

Testo del documento

DECRETO MINISTERIALE 30 ottobre 2002

Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola

IL MINISTRO DEL LAVORO

E DELLE POLITICHE SOCIALI

Visto l'art. 134 del regio decreto del 28 agosto 1924, n. 1422, che disciplina la tenuta dei libri paga e matricola da parte di datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone non soggette alla assicurazione presso l'Istituto nazionale per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL);

Visti gli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, che disciplinano la tenuta dei libri paga e matricola per i datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone soggette alla assicurazione INAIL;

Visti gli articoli 1 e 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che consentono ai consulenti del lavoro ed agli altri soggetti abilitati di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede i libri paga e matricola avvalendosi anche di sistemi alternativi;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 aprile 1994, n. 350, recante il regolamento di semplificazione della tenuta dei libri paga e matricola di cui all'art. 20 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, ed, in particolare, l'art. 2 ai sensi del quale è stato abrogato l'art. 22 del citato decreto n. 1124 del 1965, che prevedeva la preventiva autorizzazione dell'ispettorato del lavoro alla tenuta di libri paga e matricola con sistemi alternativi meccanici e cartacei, e sono state individuate le modalità per l'adozione di supporti elettronici e magnetici;

Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la semplificazione amministrativa, che, all'art. 15, comma 2, prevede che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o telematici, nonchè la loro archiviazione o trasmissione con strumenti informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;

Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 87 del 15 aprile 1997, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici;

Visto l'art. 5 del decreto legislativo 23 febbraio 2000, n. 38, che ha esteso l'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro ai lavoratori parasubordinati;

Visto l'art. 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n. 388, che prevede che la tenuta dei libri paga e matricola possa avvenire mediante l'utilizzo di fogli mobili secondo condizioni e modalità da stabilire con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in particolare, gli articoli 6 ed 8, comma 2;

Visto il parere dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione espresso con nota n. 7988 del 12 dicembre 2001;

Decreta:

Art. 1

1. La tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga possono essere effettuate mediante l'utilizzazione di:

a) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica nel rispetto delle procedure stabilite nel presente decreto;

b) supporti magnetici - sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate garantendo, così, oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati nonchè la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 ed 8, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - i quali secondo le modalità previste dalla normativa in materia, sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione.

2. I sistemi di cui al comma 1 devono essere comunque idonei ad eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa.

Art. 2

1. Per la sostituzione del libro matricola e di paga con il sistema di cui all'art. 1, comma 1, lettera a), i datori di lavoro devono presentare i fogli alla sede territorialmente competente dell'Istituto assicuratore che provvede, anche attraverso soggetti convenzionati, alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi soggetti.

2. Nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di lavoro sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga alle condizioni prefissate dall'Istituto assicuratore.

Art. 3

1. In caso di accentramento della elaborazione dei libri matricola e paga, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1, lettere a) e b), il datore di lavoro deve richiedere apposita autorizzazione alla direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione del lavoro, specificando il tipo di sistema adottato.

Art. 4

1. I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, al momento della richiesta della vidimazione e della numerazione unica dei fogli di matricola e di paga all'Istituto assicuratore, che provvede anche attraverso soggetti convenzionati, devono esibire le deleghe all'uopo rilasciate dai datori di lavoro, e:

a) presentare i fogli di matricola e di paga alla sede, territorialmente competente, dell'Istituto assicuratore, che provvede alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi soggetti;

b) inviare, a mezzo raccomandata, alla sede dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera a), l'elenco di tutte le ditte che si avvalgono di tale sistema, con indicazione dei numeri delle relative posizioni assicurative e della data di inizio di tenuta dei libri di matricola e di paga secondo il sistema adottato;

c) segnalare tempestivamente, mediante raccomandata alla sede dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera a), le ditte che richiedano l'adozione di tale sistema di tenuta dei libri e quelle che cessino di avvalersene;

d) inviare, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, alla sede dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera a), ed in qualsiasi momento su richiesta della stessa ovvero della direzione provinciale del lavoro territorialmente competente, un tabulato contenente:

1) l'elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo, il numero di posizione assicurativa e con l'indicazione distinta, a fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il territorio interessato all'accentramento da n. ... a n. ..., compresi quelli annullati o deteriorati;

2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n. ... al n. ..., e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n. ... al n. ...;

3) il numero dei fogli di paga, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, utilizzati per ciascuna provincia dal n. ... al n. ... e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n. ... al n. ...;

4) l'indicazione del periodo di paga;

e) inviare alle singole aziende, entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello di paga:

1) un tabulato contenente l'indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, da n. ... a n. .., compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati distintamente in tutto il territorio interessato all'accentramento, da n. ... a n. ... e nel territorio provinciale da n. .. a n. ...;

2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo, costituiscono, rispettivamente, il libro di matricola ed il libro di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di lavoro. Resta fermo l'obbligo del datore di lavoro di tenere, al corrente, sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere.

2. I consulenti e gli altri soggetti abilitati sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga nei casi e nelle condizioni di cui all'art. 2, comma 2.

Art. 5

1. Le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro, anche nel caso di tenuta, distinta od unificata, dei libri, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1, lettere a) e b), devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso pattuito) e relativamente al solo libro paga, l'ammontare del compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate.

2. La tenuta unificata dei libri di matricola e di paga deve, comunque, permettere, su richiesta degli organi ispettivi, il riepilogo, in ordine cronologico, delle assunzioni e degli incarichi di collaborazione coordinata e continuativa.

Art. 6

1. La disciplina della tenuta e della conservazione dei libri paga e matricola, per quanto non previsto nel presente decreto, rimane contenuta negli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124.